1. Natura dell'iniziativa
The Tribe ETS organizza camp e viaggi di gruppo esclusivamente nei confronti dei propri associati, in conformità all'art. 4 dello Statuto sociale. Le iniziative non costituiscono un pacchetto turistico ai sensi del Codice del Turismo (D.Lgs. 79/2011): il volo è escluso e prenotato autonomamente da ciascun partecipante, mentre vitto, alloggio e attività/corsi sono forniti direttamente dalla struttura ospitante e regolati in loco.
2. Quota e modalità di pagamento
Il termine di pagamento del saldo (45 giorni prima) e il termine di cancellazione con perdita totale (30 giorni prima) sono volutamente distinti da un margine di 15 giorni: chi cancella in quella finestra perde solo l'acconto — anche se il saldo è già stato versato per intero — e ne riceve il rimborso. Il dettaglio è al punto 4.
- Quota di partecipazione. Comunicata per ciascun camp al momento dell'apertura delle prenotazioni. Volo e assicurazione sempre esclusi (vedi punto 3).
- Acconto di conferma. Importo comunicato per ciascun camp al momento della prenotazione. Versato a The Tribe ETS; è parte della quota totale, conferma il posto nel gruppo e viene rilasciata ricevuta non fiscale.
- Saldo. Corrisponde alla differenza tra la quota totale del camp e l'acconto già versato. Va versato tramite bonifico bancario alle coordinate che The Tribe comunicherà ai partecipanti, entro 45 giorni prima della partenza.
- Cassa comune (se prevista), a parte. Alcuni camp prevedono un fondo comune per pasti o spese condivise, il cui importo viene comunicato di volta in volta. Raccolto in loco e restituito se non utilizzato per intero. Non fa parte dell'acconto né del saldo.
- Volo. Sempre escluso dalla quota. Ogni partecipante lo prenota autonomamente tramite l'agenzia indicata da The Tribe o un canale di propria scelta; The Tribe non interviene nella prenotazione né è parte del relativo contratto.
3. Assicurazione facoltativa contro l'annullamento
Al momento dell'acquisto del volo tramite l'agenzia partner, è possibile sottoscrivere facoltativamente una polizza di assicurazione annullamento viaggio con una compagnia assicurativa terza (costo variabile in base al partner e al viaggio), che può coprire l'intero costo del viaggio sostenuto in caso di impossibilità di partecipare per malattia, infortunio o altri eventi previsti dalla polizza.
Il rapporto assicurativo è esclusivamente tra il partecipante e la compagnia assicurativa terza: The Tribe non è parte del contratto, non incassa né gestisce il premio assicurativo, e non risponde delle relative condizioni, massimali o tempistiche di rimborso. È consigliata a chi desidera tutelarsi da imprevisti dell'ultimo momento.
4. Condizioni di cancellazione (senza assicurazione)
- Fino a 30 giorni prima della partenza: si perde soltanto l'acconto versato. Se il saldo è già stato versato, viene restituito per intero.
- Da 30 giorni prima della partenza: è possibile individuare un sostituto che subentri nella prenotazione, previa comunicazione scritta a The Tribe. Il sostituto deve essere già associato a The Tribe ETS o iscriversi contestualmente, in conformità al punto 1. In assenza di sostituto, l'intera quota (acconto + saldo) resta dovuta, senza alcun rimborso.
5. Comunicazioni
Ogni richiesta di cancellazione o di sostituzione va comunicata per iscritto (WhatsApp o e-mail) al referente di viaggio The Tribe, il prima possibile e comunque entro i termini indicati al punto 4.
6. Responsabilità
The Tribe ETS organizza e coordina l'esperienza di gruppo; le prestazioni di alloggio, vitto, corsi/attività e attrezzatura sono erogate da soggetti terzi (struttura ospitante e fornitori locali) secondo le condizioni da questi stabilite. Resta esclusa la responsabilità di The Tribe per fatti imputabili a tali soggetti terzi, salvo dolo o colpa grave propria (art. 1229 c.c.). Restano ferme le condizioni della liberatoria sportiva già sottoscritta dal socio in fase di iscrizione a The Tribe.
7. Modifiche e forza maggiore
The Tribe può apportare variazioni minori al programma per esigenze organizzative o logistiche, senza che ciò dia diritto a rimborsi. Qualora il camp non possa svolgersi per cause di forza maggiore o comunque non imputabili a The Tribe (indisponibilità della struttura, condizioni meteo incompatibili con l'attività, provvedimenti delle autorità), quanto versato dai partecipanti viene rimborsato al netto delle spese già sostenute e non recuperabili presso la struttura o i fornitori coinvolti.
8. Mancato pagamento del saldo
Il mancato versamento del saldo entro il termine previsto (45 giorni prima della partenza) comporta la decadenza automatica della prenotazione, con perdita dell'acconto versato, salvo diverso accordo scritto con The Tribe.
9. Dati personali
I dati raccolti con la prenotazione sono trattati da The Tribe ETS esclusivamente per l'organizzazione del camp (comunicazioni, rapporti con la struttura, adempimenti amministrativi), nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679. Per l'informativa completa si rimanda alla Privacy Policy pubblicata su thetribeoutdoorfriends.com/privacy.
10. Legge applicabile e comunicazioni
Il presente accordo è regolato dalla legge italiana. Le comunicazioni relative a pagamenti, cancellazioni o sostituzioni si considerano validamente ricevute se inviate ai recapiti (e-mail o WhatsApp) indicati dal socio in fase di iscrizione. Per quanto non espressamente previsto si rinvia allo Statuto sociale e, in quanto applicabile, al codice civile.